sovanta
Bei sovanta wollte ich lernen, professionell mit Design Systems zu arbeiten und User Research methodisch durchzuführen. Dabei habe ich erlebt, wie UX in einer Organisation umgesetzt wird, die komplexe SAP-Prozesse durch Design und Technologie vereinfacht.
Hinweis: Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.
Rolle
User Research
UX Design
Design Systems
Zeitraum
Februar 2025 - Mai 2025
Das finale Leave-Request Tool zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten.
Meine erste Aufgabe war die Neugestaltung eines internen Leave-Request-Tools. Mitarbeitende sollten damit Abwesenheiten verwalten, Anträge stellen, Vertretungen auswählen und sich im Team abstimmen können.
Nachdem ich das bestehende Tool analysiert hatte, wollte ich erste Skizzen machen, wie ich es besser fände. Mein Mentor stoppte mich jedoch: Ich sollte noch garnicht an das Designen denken, sondern erstmal mit dem User Research beginnen.
Ich hatte vermutet, dass es bei einer internen Onboarding-Aufgabe nicht möglich wäre User Research zu betreiben. In diesem Moment wurde mir klar, wie ernst sovanta nutzerzentriertes Arbeiten nimmt. Es war kein “Nice-to-have”, sondern ein essenzieller Teil des Prozesses.
Erste Skizzen meines Projekts
Ich führte Interviews mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Rollen, von Praktikanten und Werkstudierenden bis zu Angestellten und Managern. Dabei untersuchte ich die Nutzung des bestehenden Tools und entstehende Unsicherheiten.
Schon nach den ersten Gesprächen zeigte sich, dass ein Urlaubsantrag weit mehr ist als ich dachte. Hinter dem Prozess standen verschiedene Rollen, Freigaben, Kalender, Vertretungen und Folgeaktionen. Mitarbeitende wollten ihren Urlaubsstand und den Status ihrer Anfragen verstehen. Manager mussten Überschneidungen erkennen und Anträge prüfen. Vertretungen benötigten Informationen zu Zeitraum und Projekten.
Der Team-Kalender entstand aus einer der häufigsten Nutzeranforderungen.
Auch die Interviews waren ein Lernprozess: Statt nach möglichen Lösungen zu fragen, lernte ich, offene Fragen zu konkreten Erfahrungen zu stellen, etwa „Erzähl mir vom letzten Mal, als …“. So vermied ich es, Antworten vorwegzunehmen und erhielt realistische Einblicke in bestehende Abläufe.
Nach den Interviews lagen viele Beobachtungen und teilweise widersprüchliche Wünsche vor. Ich clusterte die Ergebnisse und suchte nach wiederkehrenden Mustern.
Daraus entstanden die zentralen Anforderungen: ein schneller Überblick über Urlaubstage und Antragsstatus, ein klarer Antragsprozess, die Einbindung einer Vertretung und eine Teamansicht für Überschneidungen.
Anstatt direkt mit fertigen SAP-Fiori-Komponenten zu arbeiten, begann ich mit Scribbles und Wireframes. So konnte ich Abläufe schnell verändern, ohne mich zu früh an Details zu binden. Zu diesem Zeitpunkt war KI-Prototyping noch deutlich weniger ausgereift. Heute verschiebt sich dieser Prozess für mich: Mit KI-Tools erstelle ich funktionierende Prototypes in Minuten kann sie schneller realitätsnah testen. Die Grundidee bleibt jedoch dieselbe: zuerst die Struktur prüfen, bevor zu viel Zeit in die Ausarbeitung fließt.
Nach dem Research wirkte mein Prototyp schlüssig. Im Usability Test zeigte sich jedoch, dass einige Informationen an anderen Stellen erwartet wurden und einzelne Schritte unklar blieben.
Die Interviews lieferten mir eine fundierte Grundlage, aber keine fertige Lösung. Das Design war meine eigene Interpretation der Erkenntnisse und musste deshalb nochmal getestet werden. Ich überarbeitete die Wireframes, vereinfachte Abläufe und testete iterativ, bis das Design funktionierte.
Das Leave-Request-Tool war nur der Einstieg. Für einen externen Kunden konzipierte ich außerdem ein Automations-Tool für wiederkehrende Prozesse. Trotz wenig Einarbeitungszeit entwickelte ich eine Übersicht, einen Flow zur Erstellung neuer Automationen und einen klickbaren Prototypen, den ich Stakeholdern präsentierte.
Darüber hinaus arbeitete ich an einem Methodenbeitrag zu UX Audits, unterstützte das interne Design System, gestaltete Präsentationen und Videos und gewann mit meinem Team einen internen KI-Hackathon.
Da die meisten dieser Aufgaben für reale Kunden entstanden, kann ich die Anwendungen und Prozesse nicht ausführlich zeigen. Fachlich waren sie dennoch prägend: Ich durfte eigenständig Lösungen entwickeln, Research betreiben und Ergebnisse präsentieren. Dabei fühlte ich mich nicht wie ein Praktikant, sondern wie ein vollständiges Mitglied des Teams.
UX ist bei Sovanta nicht nur ein Job, sondern Teil der Unternehmenskultur.
Gute UX entsteht durch Zuhören, frühes Testen und die Bereitschaft, eigene Entscheidungen zu hinterfragen. Und Designs zu verwerfen, selbst wenn bereits viel Arbeit reingesteckt wurde.
Bevor man gestaltet oder nur eine Zeile Code schreibt, muss man verstehen, für wen man arbeitet: Wie verhalten sich die Menschen? Welche Prozesse bestehen bereits? Wo entstehen Probleme?
